사용증명서란 무엇인가요
회사에서 발급해주는 경력증명서는 법에서는 사용증명서라고 부릅니다. 근로기준법 제39조에서는 회사가 이 서류를 발급해야 하는 의무를 정하고 있습니다. 이 법에 따르면 계속해서 30일 이상 일한 근로자라면 퇴직한 뒤에도 회사에 서류 발급을 요청할 수 있습니다. 다만 요청할 수 있는 기간은 퇴직한 날로부터 3년 이내로 정해져 있습니다. 이 기간 안에 요청하면 회사는 근무 기간, 담당했던 업무, 직급이나 지위, 받았던 임금 등 근로자가 요청한 내용을 사실 그대로 적어서 즉시 내주어야 합니다.
정정 요청도 발급 의무에 포함됩니다
퇴사하기 전에 경력증명서를 이미 받았더라도, 이후 그 내용에 수정이 필요한 경우가 있습니다. 예를 들어 자격증 시험을 주관하는 기관에 서류를 제출하는 과정에서 담당 업무나 근무 기간 등을 다시 정확하게 적어야 한다는 안내를 받을 수 있습니다. 이런 경우에도 정정된 내용으로 다시 발급을 요청하는 것은 근로기준법 제39조에서 말하는 사용증명서 청구에 해당합니다. 따라서 퇴직한 지 3년이 지나지 않았다면, 이미 한 번 서류를 받았다는 사실과 관계없이 회사는 정확한 내용을 담은 서류를 다시 내주어야 할 의무가 있습니다. 회사가 예전에 발급한 서류에 오류가 있었다면, 그 오류를 바로잡아 다시 발급하는 것 역시 사실대로 서류를 내주어야 한다는 법의 취지에 포함되기 때문입니다.
다만 서류에 들어가는 내용은 근로자가 요청한 항목에 한정됩니다. 근로계약서 사본이나 급여명세서, 근로소득 원천징수영수증처럼 사용증명서 항목에 해당하지 않는 자료까지 회사가 반드시 내주어야 하는 것은 아닙니다. 자격증 시험 기관에서 요구하는 항목이 무엇인지 먼저 확인한 뒤, 그 항목을 구체적으로 적어 회사에 정정 발급을 요청하는 방식이 가장 확실합니다.
발급을 거부하면 어떻게 되나요
정당한 이유 없이 발급을 거부하거나 미루는 경우, 근로기준법 제116조에 따라 회사에 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다. 이때 과태료 부과 대상은 실제 사업을 운영하는 대표자입니다. 회사가 계속 응하지 않는다면 사업장을 관할하는 고용노동청에 진정을 제기하여 시정을 요청할 수 있습니다. 다만 근로감독관이 위반 사실을 확인하더라도 먼저 일정한 기간을 주어 시정할 기회를 준 뒤, 그 기간 안에 회사가 서류를 내주면 사건이 마무리되는 경우가 많습니다. 그러므로 진정을 넣기 전에 먼저 회사에 서면이나 문자 등으로 정정 발급을 명확하게 요청한 기록을 남겨두는 것이 좋습니다.
5인 미만 사업장에도 적용되나요
근로기준법은 원칙적으로 상시 근로자 5명 이상을 사용하는 사업장에 전면 적용됩니다. 5명 미만인 사업장에는 해고 제한이나 연장근로수당처럼 적용되지 않는 조항이 많습니다. 그러나 사용증명서 발급 의무를 정한 제39조는 근로자의 재취업을 돕기 위한 기본적인 보호 규정으로, 사업장 규모와 관계없이 적용되는 조항에 속합니다. 따라서 대표가 인사와 행정을 함께 담당하는 5인 미만 사업장이라 하더라도, 퇴직한 근로자가 정당하게 정정 발급을 요청하면 이를 거부할 수 없습니다.
정리하면 이렇습니다
- 퇴직 후 3년 이내라면 이미 받은 경력증명서라도 정정하여 다시 발급받을 수 있습니다.
- 회사는 근로자가 요청한 항목을 사실대로 적어 즉시 내주어야 할 의무가 있습니다.
- 정당한 이유 없이 거부하면 회사 대표에게 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있으며, 이는 5인 미만 사업장에도 동일하게 적용됩니다.